Non è più obbligatoria la stampa periodica dei registro tenuti con software contabile, purché i registri siano aggiornati e stampabili in caso di verifica
In questa sede si esaminano gli obblighi relativi alla tenuta, stampa, numerazione, bollatura, conservazione e imposta di bollo dei libri e registri contabili, con riferimento alla scadenza del 2023 per i registri dell’esercizio precedente. L’analisi si basa sulla disciplina civilistica delle scritture contabili, sulla disciplina tributaria dei registri fiscali; sulla disciplina della dematerializzazione e della conservazione elettronica e sulla evoluzione normativa che ha inciso sul tradizionale obbligo di stampa.
E’ ancora necessario stampare materialmente i registri contabili oppure basta mantenerli aggiornati in formato elettronico? La risposta è che, dopo la novella del 2022, il sistema si è spostato in modo significativo verso una logica di regolarità della tenuta informatica anche senza stampa periodica, purché i registri siano aggiornati e stampabili in caso di verifica.
Le fonti principali richiamate nell’articolo sono le seguenti:
Per la normativa civilistica: Art. 2214 c.c.: obbligo di tenuta del libro giornale, del libro inventari e delle altre scritture richieste dalla natura e dimensione dell’impresa; Art. 2215 c.c.: formalità di numerazione; Art. 2215-bis c.c.: possibilità di formare e tenere libri e scritture con strumenti informatici; Art. 2219 c.c.: principio di ordinata contabilità; Art. 2220 c.c.: obbligo di conservazione per 10 anni.
Per la normativa fiscale; artt. 14, 15, 16 e 22 D.P.R. 600/1973; Artt. 23 e ss. D.P.R. 633/1972; Art. 39 D.P.R. 600/1973 in tema di accertamento in caso di irregolare tenuta della contabilità.
Per la normativa su documenti informatici: D.Lgs. 82/2005 (Codice dell’amministrazione digitale); D.M. 17.06.2014, specie per conservazione digitale e imposta di bollo sui registri informatici.
Per la normativa innovativa centrale: Art. 1, comma 2-bis, D.L. 73/2022, che interviene sull’Art. 7, comma 4-quater, D.L. 357/1994, introducendo una vera semplificazione nella tenuta e conservazione dei registri contabili elettronici. Si individua qui la principale novità legislativa.
Quali registri sono interessati
Si evidenziano i principali registri e libri oggetto di stampa o conservazione:
- registri IVA;
- libro giornale;
- libro inventari;
- partitari o mastrini contabili;
- registro di magazzino;
- registro beni ammortizzabili.
Vi è una distinzione essenziale tra:
- registri fiscali, normalmente non soggetti a bollatura;
- libro giornale e libro inventari, soggetti a numerazione progressiva e imposta di bollo;
- libri sociali ex Art. 2421 c.c., per i quali restano regole specifiche.
Termini
Il termine dei tre mesi successivi al termine di presentazione della dichiarazione dei redditi.
La data concreta del termine cambia con il termine annuale di presentazione delle dichiarazioni. La regola giuridica stabile è il criterio “entro tre mesi dal termine di presentazione della dichiarazione”.
La vera modifica legislativa evidenziata
La prassi dell’Agenzia delle Entrate distingueva tra: tenuta elettronica dei registri; conservazione dei medesimi.
Secondo tale impostazione, se i registri erano tenuti elettronicamente, entro il terzo mese successivo al termine dichiarativo occorreva stamparli oppure porli in conservazione digitale a norma del D.M. 17.06.2014.
Non era considerato sufficiente il semplice mantenimento del file nel gestionale, né una mera stampa virtuale in PDF priva di conservazione sostitutiva. Si vedano anche gli interpelli 236/2021 e 346/2021.
Con il D.L. 73/2022, Art. 1, comma 2-bis, in vigore dal 20/08/2022, la disciplina cambia: l’Art. 7, comma 4-quater, D.L. 357/1994 stabilisce che tenuta e conservazione dei registri contabili con sistemi elettronici sono considerate regolari anche senza trascrizione cartacea nei termini di legge e anche senza conservazione sostitutiva digitale, purché i registri siano aggiornati sui sistemi elettronici; in sede di accesso, ispezione o verifica siano stampati su richiesta degli organi procedenti e in loro presenza.
Questa è la modifica legislativa fondamentale apportata dalla novità D.L. 73/2022, Art. 1, comma 2-bis e Art. 7, comma 4-quater, D.L. 357/1994: Sul piano giuridico, la modifica ha effetti molto rilevanti: supera l’idea che la regolarità della contabilità elettronica dipenda necessariamente dalla stampa periodica; attenua il ruolo della conservazione sostitutiva come unico sbocco obbligato per il mantenimento digitale; valorizza il concetto di aggiornamento, integrità e pronta esibizione.
Bisogna avere prudenza però per alcuni documenti, specialmente il libro inventari e libro delle assemblee dei soci per i quali è meglio procedere comunque alla stampa e firma, soprattutto per esigenze probatorie e di cautela.
Per l’Imposta di bollo, bisogna distinguere tra registri cartacei: bollo ogni 100 pagine o frazione; e registri informatici bollo ogni 2.500 registrazioni o frazione.
L’imposta di bollo varia a seconda selle società di capitali già soggette a Tassa di concessione governativa e gli altri casi. L’imposta è di € 16 per società di capitali soggette a tassa di concessione governativa forfetaria e di € 32 per gli altri soggetti, come imprenditori individuali e società di persone.
Per i documenti informatici bisogna effettuare il versamento con modello F24, codice tributo 2501, entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio. Per i registri cartacei, invece, si richiama il contrassegno o il modello F23, codice tributo 458T.
La parte più delicata è che la novella del 2022 non ha disciplinato in modo espresso e compiuto le modalità di assolvimento del bollo quando i registri sono solo mantenuti in elettronico e stampati solo in caso di verifica. Una soluzione interpretativa prudenziale si concretizza nel calcolare il bollo con riferimento alle registrazioni, eventualmente attraverso una “stampa virtuale” PDF utile a quantificare le pagine o le registrazioni.
Qui bisogna essere tecnicamente rigorosi: questa non è una previsione normativa esplicita, ma una ricostruzione interpretativa. È quindi un punto da evidenziare con particolare attenzione.
Libro inventari e sottoscrizione: Il libro inventari, deve contenere attività e passività, si chiude con il bilancio, deve includere anche dettaglio rimanenze, criterio di valutazione, raccordo col bilancio UE, dettaglio rivalutazioni; deve essere sottoscritto dall’imprenditore o legale rappresentante. Questo è un passaggio molto importante, si sottolinea il rischio di invalidazione della contabilità in caso di mancata firma del libro inventari.
Profili sanzionatori e di rischio: Le conseguenze importanti in caso di irregolarità sono sul piano tributario, possibile accertamento analitico-induttivo o induttivo ex Art. 39 D.P.R. 600/1973. Sul piano della regolarità formale, violazioni in materia di imposta di bollo con possibilità di ravvedimento operoso. Nei casi più gravi, rilevanza anche penale in caso di occultamento o distruzione di scritture contabili.
In conclusione: Prima della novella del 2022. il registro tenuto elettronicamente non poteva semplicemente restare nel gestionale. Entro il termine occorreva stampa o conservazione digitale a norma.
Dopo la novella del 2022, è regolare anche la mera tenuta/conservazione su sistema elettronico. non serve più, in via assoluta, la stampa entro il termine né la conservazione sostitutiva, purché il registro sia aggiornato e stampabile immediatamente in verifica.
Consigli utili per un’impostazione prudenziale
Per chi usa già la conservazione sostitutiva, non ci sono problemi di sorta, per chi non la usa, ritiene normativamente possibile il mantenimento in PDF immodificabile (pdf/a), anche perché se cambiate software gestionale oppure potreste avere problemi con il pdf stampate direttamente i registri. Per il libro inventari, procedete comunque alla stampa e firma.
Napoli,li 22/03/2026
Avv. Giuseppe Marino
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